简析前台接待礼仪知识

更新时间:2022-11-23 09:53:24 发布时间:24小时内 作者:文/会员上传 下载doxc

公司前台是一个单位的脸面和名片,所以前台工作人员必须掌握公司前台接待礼仪,这对于塑造公司形象有着非常重要的作用。下面是小编精心整理的简析前台接待礼仪知识,希望能给大家带来帮助!

1、电话接听技巧

① 目的

通过电话,给来电者留下这样一个印象:键桥通讯是一个礼貌、温暖、热情和高效的公司。当我们接听电话时应该热情,因为我们代表着公司的形象。

② 左手持听筒、右手拿笔

大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客户带来不适。

为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

③ 电话铃声响过三声之内接起电话

④ 注意声音和表情

你说话必须清晰,正对着话筒,发音准确。通电话时,你不能大吼也不能喃喃细语,而应该用你正常的声音并尽量用热情和友好的语气。

你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递。使用礼貌用语如谢谢您,请问有什么可以帮忙的吗?不用谢。

⑤ 保持正确姿势

接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙。因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外,保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。

⑥ 复诵来电要点

电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。

⑦ 最后道谢

最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客,以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此,公司员工对客户应该心存感激,向他们道谢和祝福。

⑧ 让客户先收线

不管是制造行业,还是服务行业,在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话,对方一定会听到喀嗒的声音,这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结束时,应该礼貌地请客户先收线,这时整个电话才算圆满结束。

⑨ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。

2、电话转接流程

当我们接到一个外线电话时,应该遵循以下流程:

① 使用以下语句:您好,键桥通讯。

② 不同的来电者可能会要求转接到某些人。任何找管理者或领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那里。这样可以保证管理者或领导们不被无关紧要的电话打扰。

③ 如果来电者要求转接某个职位的人,如请找你们的人力资源总监听电话好吗?我帮你转到他办公室。然后,我们试着将电话转到相关的秘书哪里。

④ 如果来电者说出要找的人的名字你必须回答:请稍等,我帮你转到他的办公室。然后,试图将电话转给相关秘书。

如果秘书的电话占线或找不到秘书你必须回答:对不起,**先生电话正占线,您要等一下吗?

如果对方回答是,请保留来电者的电话不挂段,但等到快一分钟时,你必须跟来电者确认是否还要继续等候。你必须说**先生的电话还在占线,您还要等侯吗?如果回答否,你必须说:请问您有什么事我可以转告吗?

⑤ 如果你知道相关的人员现在不在办公室你必须说:对不起,**先生暂时不在办公室,请问有什么事情我可以转告吗?或者说对不起,**先生去香港出差了,请问有什么事情可以转告吗?千万不要在不了解对方的动机、目的是什么时,随便传话,更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。

⑥ 如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时,你必须说有什么可以帮到您的吗?通过与他的对话了解来电者的目的。如果是投诉电话,你应该仔细聆听后,帮他们找到可以帮助的人,但不能将电话直接转到公司领导那里。如果是一般性的推销电话,你必须说:对不起,**先生外出香港了,他的秘书暂时联系不上,您需要我转达什么信息吗?

⑦ 如果来电者拨错了号码,你必须说对不起,您是不是打错了呢?这里是键桥通讯。如果有必要你还可以告诉来电者这里的号码是25625233。

⑧ 如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时,你必须说:对不起先生,您能稍等一会,让我接听另外一个电话吗?

⑨ 在转接电话的时候,如果你知道的话,告诉领导或秘书来电者的姓名。

四、公司内部的礼仪和秩序

1、离座和外出

前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久,一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时,应该先找妥代办人,并交待清楚接听电话的方法等。

2、严守工作时间

前台接待人员应该严格遵守作息时间。一般情况下,应该提前5-10分钟到岗,下午下班应该推迟20-30分钟。

3、闲谈与交谈

应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面

推荐阅读:

  关于餐桌礼仪常识

  酒桌接待礼仪常识

  接待客户的礼仪知识点

  简析与领导相处的礼仪

  新人职场基本接待礼仪知识

  职场礼仪需要注意的事项

热门标签: 礼仪 职场
简析前台接待礼仪知识.docx

将本文的Word文档下载到电脑

推荐度:

下载

为您推荐

公司员工个人原因辞职信

公司员工个人原因辞职信,公司员工个人原因辞职信 在生活、工作和学习中,大家都不可避免地要接触到书信吧,书信是用于交流思想、表达意见、传递信息、互通情况的应用文书。那么一般书信是怎么写的呢?以下是小编为大家整理的公司员工个人原因辞职信,欢迎阅读与收藏。 公司员工个人原因辞职信1 尊敬的领导:您好!在经过内心多次痛苦挣扎和

实用范文2022-11-28

学生的介绍信

学生的介绍信,关于学生的介绍信汇总6篇 在学习、工作生活中,很多情况下我们需要用到介绍信,介绍信是机关、团体、企事业单位介绍本单位的人员到其他单位接洽、联系、磋商工作和事情等所写的一种专用书信。还是对介绍信一筹莫展吗?以下是小编整理的学生的介绍信7篇,希望能够帮助到大家。学生的介绍信 篇1 尊敬的领导:您好!衷心感谢您

实用范文2022-11-28

英文Resume的三种格式

英文Resume的三种格式,一般而言,英文履历表分为三种格式: Chronological: 这种格式强调过去的工作经验,将所有相关的工作经验 按照时间先後(先排最近的)列出,以显示自己有足够的经验能胜任申请的工作或学位。 Functional: 主要在强调自己的特殊技能,这种格式较适合工作经验不足、或是 想要跨领域,

实用范文2022-11-28

2022众筹项目捐赠感谢信模板范文精选7篇

2022众筹项目捐赠感谢信模板范文精选7篇,写感谢信既要表达出真切的谢意,又要起到表扬先进、弘扬正气的作用。它广泛应用于个人与个人之间个人与组织之间,组织与组织之间,用于向给予自己帮助、关心和支持的对方表示感谢。下面i乐德范文网小编为大家精心整理了2022众筹项目捐赠感谢信模板范文精选7篇,仅供参考,希望对大家有所帮助

实用范文2022-11-28

学生介绍信

学生介绍信,学生介绍信 在我们平凡的日常里,需要使用介绍信的情境愈发增多,介绍信是联结双方关系的一个桥梁,其目的旨在证明来人的身份,以便防止假冒。大家知道介绍信的格式吗?下面是小编帮大家整理的学生介绍信,欢迎大家分享。 学生介绍信1 ×××单位(管理档案处的全称):兹有×××(人名)的档案属于贵单位管理,现因本公司招聘

实用范文2022-11-28

2021给女友道歉信大全

2021给女友道歉信大全,书信的应用范围广,内容可以涉及政治、学说、文艺、家务、时代风俗、人情世故、思想情感等各个方面。那么,和女朋友吵架后的道歉信要怎么写呢?以下是小编为大家推荐的关于一些给女友道歉信大全,希望能帮助到大家!给女友道歉信大全1我有罪,我已充分认识到自己可耻、自私、丑恶的心灵给您带来的伤害,衷心的乞求您

实用范文2022-11-28