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如何做好秘书的工作(精选3篇)
如何做好秘书的工作 篇1文秘人员,是一个机关、企事业单位不可或缺的组成部分,在单位里起到一个举足轻重的作用。文秘工作本来就是个苦差事,水平太高的可能不愿意干,而素质不高的也无法法胜任。因此说一个文秘人员素质的高低,直接体现着文秘工作的强弱,直接体现着该文秘人员是否对本职工作尽职尽责。那么,如何做到一个高素质、合格的文秘人员呢?本人认为,应做到以下几点。
一、具有过硬的文字功底,眼光敏锐、高瞻远瞩。
一个合格的文秘人员,首先必须具有过硬的文字功底。也就是说,要具有一定的写作基础,博览群书, 吸众家之长,补一己之短 。要敢于探索,勇于创新,勤于思考,勤于实践,勤于动笔。 积流成河 ,只有积累的素材多了,才可以有话可说,才可能有事可写,日积月累,一个过硬的 文字城墙 才会逐渐筑起、增厚。其次,要具有敏锐的思维力。一个文秘人员要象新闻记者一样,具有捕捉 新闻 的敏感性,做到脑活、嘴勤、眼快、腿勤。通过对一个单位一定时期的调查研究,要具有对该单位视察情况的洞察力,只有深挖细掘,写出来的材料才具有鲜活性,才具有说服力。再次,眼光高瞻远瞩。文秘人员作为领导的得力助手,每天做好本职工作的同时,要学会领悟领导的意图本领。协助领导起草一个纲领文件,要从站在领导或者说要高于领导的角度出发,深悟领导意图,依据原则,高瞻远识,勇于拓新。
二、做好各项事务的协调,当好领导的助手。
一个优秀的文秘人员,要想做好领导的参谋,当好领导的得力助手,并非仅坐在办公室内起草文件,而是要走出去,做好各项事务的料理与协调,与领导分担,解领导之忧。首先,要做好各种会议的协调工作。会议未开,文秘先行。领导讲话材料的编排,参加人员的接待,会议记录,会议各项事务的统筹安排等一切事宜,应先由文秘人员策化完毕,呈报领导审批后,再一锤定音。这样,不仅能让领导有时间去思考重要问题,而且也为会议的顺利召开打下坚定的基础,同时,也充分显示出了一个优秀文秘人员较强的组织协调能力。其次,做好文件的上传下达工作,文秘人员在做好单位文件编排工作的同时,要努力做好文件的上传下达工作。可以说,文秘人员是领导的传话筒。文件的上传下达工作,看起来是一件非常容易之事,但真正做起来却并非如此。对于一些文件,尤其是一些重要文件的上传下达工作,要严谨了再严谨。误悟领导意图,错传错发文件,就有可能使单位工作停滞不前或工作开展缓慢。因此说,文件上传达工作的出色与否,直接体现着一个文秘人员 悟性 的高低,直接关系着文秘人员是否能真正地成为领导的得力助手。
三、有针对性地搞好本单位宣传工作。
宣传工作并非仅是一个单位宣传部门分内之事,同时,也是一个合格文秘人员必须做到的工作。一个优秀的文秘人员把单位工作中好的的做法,通过通报、简报、信息等方式,形成定性文件,对内传阅的同时,更要通过手中之笔,把好的做法、思想通过报纸、广播、电视等媒体向外宣传出去,真正达到妙笔生辉的效果。这样,既提高了文秘人员文件编排的能力,同时,又促进了文秘工作的开展。
文秘工作是一个机关、企事业单位的 智慧库 ,作为从事文秘工作的人员来说,要想真正当好单位领导的参谋,在 笔杆子 过硬的条件下,还必须在思想上与时俱进,勇于创新。
在静态中看变化,在动态中求发展,在平淡中求创意,在发展中创效率,真正发挥文秘的作用,进一步把文秘工作做好、做细、做精。
如何做好秘书的工作 篇2科长职务之小不言而喻,但其职责之重、地位之要也是显而易见的。因此,当好小科长必须有大胸襟,不能因小失大。我结合自己当秘书科长的工作实践,谈几点体会。
一、低调为人、谨慎处事是前提
要做事先做人,做好人才能做好事。作为秘书科的领导者,要把 文、事、会 等事情办好,首先必须具备良好的品德修养,在做人做事上砥砺公道正派的道德品质、求真务实的工作作风和甘于奉献的思想境界。具体说来,要做到以下几个方面。
一是要找准定位,办事到位不越位。秘书科长要摆正自己的位置,清楚自己的角色。多一步是越位,少一步是缺位,偏一步是错位。要把握好工作分寸,不过、不错、不缺。首先,要处理好参谋与决策的关系。要自觉站在领导的角度和高度,围绕部门的中心工作,深入调查研究,全面收集信息,积极查找问题,出主意、想办法、当高参。不做 应声虫 ,不放 马后炮 ,有新观点、新思路、新措施,能参在点子上,谋在关键处,提在需要时,力求达到 好雨知时节,当春乃发生;随风潜入夜,润物细无声 的 春雨 境界。其次,要处理好做事和处事的关系。秘书科长是党组决策的具体执行者,对一些具体问题要积极做好工作,果断处理,不要将大小责任都往上推,但对领导已研究决定的事情或是重要和敏感问题,则不能随意改变。如在执行过程中发现领导的决定确有问题需要更改,也要及时反馈由领导本人决定,若非授权,不可替代。再次,要处理好协调和协商的关系。秘书科长和业务科长是同级关系,但因工作原因,有些问题往往需要秘书科长牵头协调处理。这时候就需要秘书科长充分发挥枢纽和桥梁作用,外求支持配合,内求团结协作,沟通情况,交流看法,传达政令,解决问题,同时注意做好协商工作,重视对方的意见,以达成共识,协同推进工作的开展。
二是要务求实效,做事求成不求名。作为秘书科长,在单位里有一定的威信。要建立起秘书科长的威信,除了具备一定的学识、才干外,还要有个人的人格魅力。首先,个人品行要端正。凡事以大局为重,不玩弄权术,不搞小动作;工作中要注意突出领导班子和部门的作用,多做幕后的事情、台下的工作,不抢镜头,不出风头。其次,工作作风要扎实。办事讲实效,工作讲效率,不好大喜功,不夸夸其谈,要有为机关服务的思想,放下架子,淡化等级观念,强化服务意识。具体工作事务要认真安排,甚至要亲力亲为做好每一项工作。再次,面对荣誉要谦让。秘书科长内外协调,迎来送往,必须热情大方,性格开朗,具有较好的交际能力,但在成绩荣誉面前却要保持低调,因为秘书科的工作大多是协助性工作,虽然干了很多事,但说起成绩来,却很难说是秘书科的。因此,秘书科长一定要有甘当无名英雄的思想和胸怀,这样才能心平气和,兢兢业业地做好本职工作。
三是要默默奉献,干事吃苦不叫苦。服务就意味着奉献,没有奉献精神就搞不好服务。秘书科工作最大的规律就是 无规律 、 不由自主 ,一年到头都忙忙碌碌,加班加点连轴转,既辛苦又清苦,不显山、不露水。身为秘书科长应正确认识自己的工作和价值,正确处理苦与乐、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系,甘当不为名利的 小草 、乐于奉献的 蜜蜂 、恪尽职守的 螺丝钉 。任何时候都招之即来,来之能战。对可预知的工作,早作准备;对临时交办的工作,快速反应,抓紧布置办理;对有时限要求的任务,千方百计按时完成;对没有明确时限的任务,也要尽快落实。
二、悉心筹谋、尽心办事是基础
机关工作无小事。在繁杂的工作任务面前,秘书科长必须保持良好的心态,以正确的处事观落实好各项工作,认真履行服务职责。
一是不以事小而不为。事务本身有大小之分、主次之别。秘书科长面对大量繁杂的事务,立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的,但小事不抓,日积月累,就会酿成大事,贻误工作。特别是对那些看似小事但抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的,更不能听之任之。这也是秘书科工作无小事的内涵之所在。对秘书科长来说,不管大事小事,不存在该不该抓的问题,只有抓的角度、力度的区别。
二是不以事杂而乱为。秘书科工作头绪很多,任务琐碎繁杂。秘书科长要清楚哪个该为,哪个不该为,做到一清二楚,不能乱为。不乱为,就要知重知轻,避免重要工作没抓住,次要工作用过了劲,使过了头。不乱为,就要知上知下。吃透了上情,办事才有方向、有主心骨,摸透了下情,办事才有的放矢。不乱为,就要知书知礼。知书,就是要多学习,提高理论水平,通晓方方面面的知识,办事得心应手。知礼,是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事,还能使大家心悦诚服,各方面都满意。不乱为,就要知规知矩。没有规矩不成方圆。秘书科是规矩之科。秘书科长更应成为讲规矩的楷模,不管事情再多再杂,采用什么方法解决,都不能忘了办事的规矩。
三是不以事急而盲为。秘书科固定式、程序化的工作多,但意料外、突发性的事情也会随时出现。秘书科长往往是急事和突发性事件的第一知情者,负责事件处置的第一道工序。在这种情况下,秘书科长必须政治敏感、头脑冷静。要泰然处之,切忌慌了手脚。不管事情多么突然、多么紧急,首先要冷静地分析,根据上级要求和平时掌握的情况,及时召集有关部门商讨对策,并依法依规提出解决方案,呈送领导。要沉着应付,切忌慌了神、乱了手脚。其次要边请示边按领导要求协调相关力量、组织相关力量进行处置。再次要有主见,切忌唯唯诺诺。面对急事或突发性事件,不能退缩,要大胆地往前站,做到胸有主见,既不乱表态、乱许愿,又不唯唯诺诺、态度暧昧,避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。
四是不以事难而怕为。在处置事务的过程中,不乏一些超出预见、超出职责、难以料理的事情。对这些事,是上推下卸绕着走,还是主动出击、迎难而上,不仅反映秘书科长的工作水平,更主要的是检验秘书科长的职责感和工作态度。一个称职的秘书科长,必须坚持不怕揽矛盾,不怕受委屈,不怕得罪人,不怕找麻烦。
三、科学管理、团结共事是关键
秘书科的工作很多是被动性、临时性的,很多工作仅靠个人的长袖善舞是难以完成的,只有科里全体同仁心往一处想、劲往一处使,才能干好事、干成事,才能实现 1+l 2 的整体效应。因此,培养团队观念和协助精神,对于秘书科长能否充分地履职尽责至关重要。
一要健全相关规章制度,突出规范管理。在制度的制定中,坚持运用 热炉法则 的四个惩处原则:首先是热炉火红,不用手去摸也知道是热的,是会灼伤人的 替告性原则;其次是每当人碰到热炉时,肯定会被火灼伤 现实性原则;再次是当你碰到热炉时,立即就被灼伤 及时性原则;最后是不管谁碰到火炉,都会被灼伤 公平性原则。要建立一种奖罚分明的机制,既不能让 会哭的孩子多吃奶 ,更不能形成或陷入 干的不如不干的,不干的不如捣蛋的 怪圈。 二要科学制定工作标准,实行分类管理。对于科室的管理,不仅需要健全的规章制度,还应制定相应的工作标准和规范的运作机制,实施分类管理。日常工作要突出一个 严 字,对外接待要突出一个 细 字,综合文字材料写作要突出一个 精 字,文秘机要工作要突出一个 准 字,后勤服务要突出一个 高 字,从而带动整个机关工作上新水平、新台阶,不断提升服务工作的质量和水平。
三要营造和谐融洽环境,强化人文管理。除了科学规范的规章制度和运行机制外,科室管理中也不能少了人情味。要坚持以人为本,尽力解决大家日常生活中的实际困难,使同志们真正感觉到组织和领导的关怀,从而激发工作的积极性。要把创造良好的工作环境视为重要的工作内容来抓,用良好的环境去影响人、改造人、约束人,营造一种勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境。要注重培养每位科室工作人员的团队意识,正确处理分工与协作的关系,做到同心不分心,建功不争功,补台不拆台,尽力不惜力,理解不误解,倍加珍视同事的友谊,倍加珍爱集体的团结,倍加珍惜共事的机缘。
如何做好秘书的工作 篇3文秘工作是各级行政机关的一项重要的、经常性的基础工作,是机关办公室的一个重要组成部分。工作中,领导要做到决策科学化,离不开文秘人员的协助。因为文秘人员一方面处理着大量的日常事务工作,使得领导能集中精力考虑决策问题。另外,还能发挥他们了解全面情况,掌握多方面信息的优势,辅助领导决策,提供合理合适的建议。党政机关文秘人员更是领导的参谋和助手,担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。文秘人员的素质如何直接影响着部门和单位的形象,影响着党和人民群众的联系。所以说,文秘工作虽然头绪多,任务重,但是它的重要性决定着必须把工作搞好。
主动做好领导之间、部门之间的协调工作,帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作,做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事,转变到即办文办事,又出谋划策。
组织起草本单位工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度,对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。对单位进行的会议、学习、座谈及调研情况等做详细的记录,并归类保存。
开展调查研究,聚焦工作中出现的新情况、新问题和热点、焦点问题,从政治、政策、从服务领导的角度出发,客观分析问题,并及时向领导反映,提出合理性建议。
对上级机关的来文和下属职员的报告,要及时转交给领导,根据领导的批示,具体落实承办,如期上报办理结果。并且要学会领会领导的意思,做到想领导所想,急领导所急,办领导想办,使自己的工作具备超前性和预见性,真正成为领导的参谋助手。
文秘人员除了具备以上工作人员的基本条件外,还应自觉、全面地加强自身素质,努力把自己造就成为德才兼备,既合格又称职的工作人员。
要有良好的思想素质。思想,思维活动的结果。一切根据和符合于客观事实的思想是正确的思想,它对客观事物的发展起促进作用。反之,则是对客观事物的发展起到阻碍作用。因此文秘人员在工作中必须主动学习 三个代表 重要思想,科学发展观等理论知识,武装头脑;博览群书,树立积极向上的人生态度,有合乎实际的价值目标;要做到干一行,爱一行,敬业爱岗,认真工作,奉献自己的力量。
要有诚信的人品素质。文秘人员是领导身边的工作人员,是同事的伙伴。因此在工作中要服从领导的安排,尊重领导的意见,维护领导的权威,树立领导的形象;与同事之间应团结一致,互帮互助,和睦友善,凝造良好的工作环境;对待自身要严格要求,提倡 三老 原则,做老实人,说老实话,干老实事,树立良好的信誉,说话、办事讲信用,答应领导的工作或别人的事情要按时、按要求完成。
要有健康的心理素质。首先要有自信,相信自己有能力、有把握完成领导派达的各项工作、任务。不自卑、不自负、不过高估计自己,有能力就干,没能力就学。其次是冷静,在工作中,不要被工作多、任务重迷糊了眼睛,冲乱了思想,要学会稳定情绪、冷静思考、合理安排、逐项办理,出色完成任务。三是平衡,文秘人员不仅工作多、加班多,而且受批评多、落埋怨多。要学会调整自己的心理平衡,对上忍,对下容,经得起敲打,听得起批评,受得起委屈,耐得住刺激。
要有丰富的文化素质。博学多才,是对每个人素质的共同要求,也是共同渴求,但对于文秘人员来讲,要把丰富的知识储备作为基础。基础知识是文秘人员必须具备的最起码的知识面,基础知识越扎实、丰富,其工作潜能发挥就越大。对于专业知识的学习,不但要学会写作的基本理论知识,还要掌握高水平的写作技巧。另外也要了解熟悉本单位的行业专业知识,强化政策研究知识的学习。
要有扎实的业务素质。书面表达能力,就是要把思想按照规范的格式和要求转化为文字的一种形式,是文秘人员最为经常性的工作,要完成好这项工作,就必须具备熟练的书面表达技巧,使文件内容行文流畅、语体得当、内容明晓、格式规范。口语表达能力,是文秘人员开展工作的基础。作为领导的助手,上传下达、组织协调、沟通交流等日常工作都离不开语言表达,因此要做到口齿清楚、语调平稳、条理分明、中心明确。独立办事能力,主要体现于较强的理解与沟通能力。即能快速理解领导决策意图、能善于分类思索、能及时抓住事物的关键和实质,提出有效的解决方案并圆满完成。
社会在进步,时代在发展,人们的观念也在变化,文秘的职能也随着办公室职能人员的基本素质提出了更多更高要求,既要有完成各种任务的有形的素质能力,又要有无形的素质能力。所以说,作为一名文秘人员,只有在实践中不断学习,在学习中不断锻炼,在锻炼中不断领会自身的潜力,那样才会成为德才兼备,合格称职的工作人员;才能充分体现文秘人员的价值岗位。
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