函的用途、类别、格式、写法及范文解析

(一)含义、功用和性质

　　“函”，是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文文体。

　　这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档；与日常事务中的“便函”，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。

　　(二)类别

　　1．商洽、询问、请求批准的。

　　2．知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。

　　3．答复问题、回复请求的。

　　前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是受动答复的，叫“复函”。

　　(三)格式和写法

　　“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。

　　1．函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。

　　2．标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。

　　3．上款：受函机关或领导人。

　　4．正文：“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×x是荷”，“望能同意”；“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日××号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。

　　5．下款：发函机关，年月日，公章。

　　6．函尾：抄送机关。

　　(四)草拟公函应注意的问题

　1．中心明确，不绕圈子。

　　2．因由清楚，不讲空话。

　　3．讲究礼貌，不来客套。

　　(五)例文简析

　　例文1：

　　关于拟派×××同志赴香港培训的函

　　××工委：

　　我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师×××赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。

　　妥否，请函示。

　　附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)

　　××部

　　一九八六年×月×日

　　简析：

　　例文l是商洽工作请求批准的“发函”，因为不相隶属而又是主管单位，所以用“函”。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写“请函示”“请电示”皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。

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